Outlookにて一括メール送信を行う方法としては、

• 宛先を複数選択して一斉送信する
• グループを作成し、グループにメールを送信する
• Excelを使用してOutlookにて一斉送信する

の3種類の方法が挙げられます。

宛先を複数選択する、グループを作成する場合はOutlookの機能で行えるのですが、Excelを使用する場合、大前提としてExcelが必要になります。

まずはどのような方法があるのかや、方法を理解し、自社に合った方法にてOutlookによる一括メール送信を行う方法を決めてみるのもよいのではないでしょうか。

そこで、それぞれの方法について解説していきましょう。

宛先を複数選択肢して一括メール送信を行う方法

数人程度に一括メール送信を行う場合であれば、こちらの方法で問題ないでしょう。

また、一括メール送信は頻繁に行うものの、送る相手が毎回異なるケースもこちらを活用する機会が増えます。

そのフローや注意点について解説していきましょう。

手作業にてアドレスを選択する

作業としては少々原始的ではありますが、一括メール送信の相手を手作業にて選択し、全員を選択したら送信することで、選択した相手全員にメールが送信されます。

既にアドレス帳に登録されている相手であれば選択するだけですが、アドレス帳に登録されていない相手を含める場合、メールアドレスの入力が必要です。

想定される利用シチュエーション

手作業にて送信者を加える方法は、作業の難易度は決して高くはありませんが、アナログな作業になりますので手間・時間はかかります。

そのため、少人数相手の一括メール送信に向いています。

また、何度も一括メール送信を行うのではなく、一度だけしか一括メール送信を行わないケースも該当します。

メリットとデメリット

メリットとしては決して難易度の高い作業ではありませんし、一人選択するだけであれば数秒程度なので、少人数に一括メール送信を行う場合には、短時間で済みます。

一方、デメリットとしては相手を一人一人加えていく手間がかかりますので、大人数を相手にしたり、あるいは何度も同じ相手に一括メール送信を行う場合には、効率が悪くなります。

グループを作成して一括メール送信を行う方法

Outlookにはグループ機能が用意されています。

グループ機能とは、アドレス登録者をグループ分けすることです。

以降、設定したグループにメールを送信すると、グループに登録している相手全員に一括メール送信となります。

利便性の高い機能ですが、注意点やメリット、デメリットもあります。

利便性の高い機能が誰でもすぐに使用できる

グループ作成機能はOutlookに標準搭載されていますので、別途費用を必要とするものではなく、Outlook使用者であればすぐにでも使用できる機能です。

別途登録申請も不要なら、グループ分けしたその瞬間から使用できる機能になります。

グループのメンバーを確認しておこう

グループ分けからの一括メール送信は利便性が高いです。

但し、グループのメンバーが頻繁に変わる環境の場合、グループメンバーは常に確認しておきましょう。

送る必要がなくなったメンバー、あるいはグループを離脱した人が登録されたままの場合、グループへのメール送信にて、不要なメールを送信してしまいます。

グループへの一括メール送信の注意点

Outlookさえあれば簡単にグループを作成して一括メール送信が可能ですがグループを作成する点は、相手に伝えておいた方が良いでしょう。

勝手にグループ分けされていることに不快感を示す人もいます。

メールを受信した際、アドレス等を見ればグループメールであることはすぐに分かりますが、特に社外の人間の場合、勝手にグループに入れられていることに不信感を抱かれてしまうケースもあります。

Excelを使用して一括メール送信を行う方法

これまで紹介した方法は、あくまでもOutlookだけで完結するものでした。

しかし今回紹介する方法は、Excelと連動させることで一括メール送信を行います。

その手順や注意点について解説していきましょう。

Excelを使用しての一括メール送信の手順

Excelを使用する場合の流れとしては下記になります。

1. Excelに保存されているアドレスデータをコピーする
2. 新規ブックにて「横並び」でデータをまとめる
3. CSV形式にてファイルを保存し、メモ帳で開く
4. 宛先にコピペするか、Outlookにインポートする

このような流れとなります。

Outlook内でグループを作成したり、あるいは直接送信者を加える方法と比較すると、少々難易度が高いと感じるかもしれません。

Excelによる一括メール送信が役立つシチュエーション

Excelで顧客管理をまとめている場合に役立つ方法です。

また、この手法はグループ分けではなく、いわば先に紹介した「宛先を複数選択して一斉送信」を、Excelにて大人数に対応させる手法です。

そのため、既にExcelを利用している場合で、かつ使用する流れに慣れ、すぐに行える状態となればグループ分けよりも短時間で多くの人への一括メール送信が可能になります。

Excelによる一括メール送信の注意点

また、Excelがインストールされていても使用していない場合、わざわざExcelで作成してから先に紹介した流れに沿ってOutlookにインポートするよりも、グループ分けした方が手間がかからないケースもあります。

いずれにせよ、Excelにで顧客管理を行っていない場合に、それなりに手間がかかる手法です。

Outlookにて一括メール送信を行う際の注意点

Outlookで一括メール送信を行う方法は上記の3種類の方法がありますが、いずれの方法にて一括メール送信を行うにせよ、注意しておくべき点がいくつかあります。

Outlookにはメールの上限が設定されている

Outlookは大量のメールを扱うことを想定したメールソフトではありません。

そのため、一通当たりの受信者は500名まで、1日に送信できるメールは5000通までと設定されており、この数字を越えると送信制限が課せられてしまいます。

また、広告・プロモーションとして大量にメールを送る場合、1日で最大5000通までにとどめなければならない点は覚えておきましょう。

メールアドレスやCC、BCCの確認

CCやBCCなど、Outlookには便利な機能が用意されていますが、これらやメールアドレスを間違えた場合、情報漏洩に繋がりかねません。

特に一括メール送信で何らかの設定ミスをしてしまった場合、一度に多くの人を巻き込むことになりかねません。