メルマガ配信や営業のフォロー、顧客との関係構築など、一度に多くの人に情報を届けたい時に便利なのが、メールの一斉送信です。

メールソフトを使えば、誰でも手軽に一斉送信ができますが、その反面使い方を誤ると迷惑メールと判断されてしまうことも。

今回は、いまさら聞けない知っておくべき一斉送信の基礎知識、マナーや注意点を解説します。

メール配信サービスを利用した効果的なメールの一斉送信方法もご紹介しますので、マーケティング担当者様は必見です。

メールを一斉送信する際のマナー

まずは、メールを一斉送信する場合に守るべきマナーをおさえましょう。

宛先が多いため、ミスをした時の影響が大きく出やすいので注意が必要です。

気をつけなければ企業全体のイメージダウンに繋がる恐れがあるので、誰に送っても失礼にならない内容を心がけましょう。

宛名のマナー

ビジネスメールで一斉送信をする場合の宛名は、次のことに注意しましょう。

まずメールの冒頭には送信者の名前を記載します。

宛名の順番は、会社名、部署名、役職名、氏名の順番で記述をしていきます。

会社名は（株）のように省略するのは失礼に当たるので、正式名称を記載するようにしましょう。

複数の名前を記載するときは、役職が高い人から順番に記述していくのが自然です。

人数があまりにも多い場合は「各位」「取引様各位」「皆様」などを用いても問題ありません。

複数の会社に送信する際のマナー

個人ではなく、会社単位で宛先を記載する場合のマナーは以下の通りです。

会社名はメール内容に対して重要性の高い会社から優先して記載するようにしましょう。

また、一つの会社ごとの宛名数が多い場合は、会社ごとに分けてメールを送った方がスッキリと見栄えもよくなります。

TOの宛先のマナー

TOはメインの送信相手のことを指します。

複数人に対してTOを使用してメールを送ることもできます。

宛先指定されたアドレスは、他の受信者からも確認できるようになっているので、TOに含まれる全員が互いのアドレスを知っている、情報を共有し合っているなどの場合に利用します。

CCの宛先のマナー

CCは、カーボン・コピー（Carbon Copy）の略称です。

CCに登録された人も他のメール受信者から見れるようになっています。

そのため、他の受信者からメールアドレスが知られても問題ない場合に利用しましょう。

BCCの宛先のマナー

BCCは、ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略称です。

他の受信者にメールアドレスを知られては困る場合、情報共有していることを伏せたい場合に利用できます。

BCCを利用すれば顧客への一斉送信が簡単にできるのでは？と思われがちですが、外部に向けたメールの一斉送信には重大なリスクを伴うので要注意です。

メールを一斉送信する方法

メールの一斉送信は業務の効率化にとても有効です。

業務が効率化されれば、メールの質の向上にも注力できます。

では一斉送信にはどのような方法があるのかをご紹介します。

普段使っているメールソフトによる一斉送信

一斉送信の方法で最も簡単なのが、宛先を手動で入れていく方法です。

ただし宛先が多くなると、手動で宛先を入れていかなければならないので手間になりますし、入力ミスや送信漏れ、誤送信などに注意が必要です。

一度に大量のメールを送信すると相手側でスパムメール判定されてしまうリスクもあるので、宛先が多くなる場合には、メール配信ソフトに切り替えましょう。

Outlookのメール一斉送信方法

Outlookを利用して一斉送信を行なう場合には、以下の方法があります。

1. 手作業で複数の宛先を選択していく
   連絡先を開いたら「Ctrlキー」を押しながら宛先にしたいアドレスをクリックしていくと、複数人を選択できる
2. 「グループ機能」でグループを作成する
   事前に一斉送信する宛先を設定しておくことができるので、頻繁に一斉送信を行なうアドレスはグループにしておくと良い
3. エクセルにデータをまとめ、メールの一斉送信を行なう
   エクセルを使って顧客情報をまとめていて、その全員にメールを一斉送信したい場合には有効

Windows10のメール一斉送信方法

Windows10のメール一斉送信の方法は手動です。

まず本文を完成させたら、メールの宛先欄に複数のメールアドレスを入力していきます。

その時、メールアドレスの間に「；」セミコロンで区切って入力をすることで1通のメールを複数人に送信ができるようになります。

Gmailのメール一斉送信方法

メールフォームの、宛先のTO（またはCC・BCC）をクリックし、連絡先を表示して宛先を選択します。

またグループを作成すると、グループ内のメンバーに一斉送信が可能です。

グループの新規作成は以下の手順です。

1. 「Googleコンタクト」にアクセスし、「ラベル作成」から新しいグループを作成、連絡先のアイコン上にカーソルを合わせてチェックしていく
2. 「ラベル管理」からラベル一覧を表示させ、先ほどのラベルをクリックすれば完了

オンプレミス型メール配信ソフトによる一斉送信

オンプレミス型のメール配信ソフトとは、社内サーバーにメールソフトを導入し、自社独自の配信システムを構築するものです。

一万通以上ものメールを同時配信することも可能で、顧客管理・データ分析も行ってくれます。

デメリットとしては、初期費用が高いこと、ソフト導入のためのサーバー等は自社で用意しなくてはならないので、専門知識を必要とすることが挙げられます。

クラウド型メール配信システム・ツールによる一斉送信

オンライン上のサーバーを利用したクラウド型のメール配信システムは、近年導入する企業が増えてきています。

カスタマイズの自由度はソフトを導入するよりも劣りますが、元々用意されているサービスが豊富で自由に使えるので、さほど不自由さは感じないでしょう。

配信できるメールの宛先や件数は、配信システムによりますが、配信量によってプラン設定しているシステムが多いので、自社の配信量に合わせてプランを選べます。

専門的な知識がなくても導入ができることもメリットです。

メール配信システムの選び方を下記の記事でご紹介しています。併せてご覧ください。

>>迷わず選べる！メール配信システムを7つ厳選！徹底比較してみた

メール一斉送信の注意点

メールを一斉送信する際には、配信方法、誤送信に注意するだけでなく、配信内容や頻度、法律上のルールなどに配慮して配信を行なうことも重要です。

顧客に対して有益な情報を届けているはずでも、ルールやマナーを守れていないことで、スパムメールと判断されてしまっては意味がありません。

どのような注意点があるのか、一つずつ見ていきましょう。

メールの内容

メールの送信者に読んでもらえるようなコンテンツを作らなければ、そもそも読まれることもありません。

ただし、営利を目的としたメールに関する法律の「特定電子メール法」に反しなければどのような内容を送っても大丈夫と思うのは危険です。

実際に読んでもらえるメールを作成するためにはターゲットの分析も必要不可欠です。

こちらの記事では、ターゲットに読んでもらえるメルマガの作り方をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

>>【メルマガの作り方完全ロードマップ】コツを知って売上アップ！

メールの配信頻度

メールの配信頻度は重要です。多すぎると読者から迷惑がられてしまうし、逆に配信頻度が低すぎると、読者から忘れられてしまったりと、成約に繋げるのは難しくなります。

まずは自社のメルマガ配信の頻度を決定するために、一般的なメルマガの配信頻度や、扱う商材・目的に応じた頻度を理解しておくことも大切です。

下記の記事を読めば、売り上げに繋がるメルマガ配信の頻度が分かります。ぜひ併せてご覧ください。

>>最適なメルマガ配信頻度とは？売上UPにつながるコツを徹底解説！

添付ファイルの容量

メール配信にファイルを添付する場合は、ファイルの容量にも気をつけましょう。

一通のメールに添付するファイルの容量は3MBまでに収めるのが無難です。

容量が大きくなる場合は、自社のWebサーバーや、クラウドストレージにアップし、メールの本文にアクセス先のURLを記載するのが良い方法です。

特定電子メール法

迷惑メールを防止するために定められた法律で、広告や宣伝のために送信される電子メールが対象です。

一般的なメルマガも広告や宣伝を含むため、対象に入ります。

法令を順守しながらメルマガを配信するポイントは以下の通りです。

メルマガ配信を始める際に、必ず特定電子メール法を理解しておきましょう。

詳しい法律の内容はこちらの記事をご参考ください。

>>法律を守ってメルマガを配信していますか？注意すべき特定電子メール法

効果的なメール配信方法

メールの一斉送信の目的は様々です。

メール配信システムを利用することで、それぞれの目的にあった効果的な配信ができるようになります。

それではどんな効果的な機能があるのかをご紹介します。

1to1メール

1to1メールとは、一斉送信ではありますが、あたかも個人宛てに送られてきたような内容にできる機能です。

送り先のアクション率を向上させたい、ECサイトなどの場合に効果的な機能です。

HTMLメール

HTMLメールとはメール本文に画像を表示したり、テキストに色やフォントを入れて目を引くレイアウトにし、読者に視覚的に訴えかけることができる仕組みです。

ファッションや雑貨などのECサイトでよく使われる手法です。

HTMLが書けない方には難しいイメージを持たれがちですが、初心者でも簡単に作れる無料ツールもあります。ぜひ利用してみてください。

>>【決定版】最も簡単！初心者でもできるHTMLメルマガの作り方

ステップメール

ステップメールとは、無料の会員登録や資料ダウンロードや商品の購入など、一定のアクションをしたユーザーに対して、事前に設定したメールをスケジュールどおりに配信する機能です。

ステップメールを活用すると、配信作業の効率化のみならず、ユーザーとの有効な関係を築くことにも役立ちます。

メルマガ配信よりも更にユーザーとの関係構築を目指す方は、ステップメールを活用してみてはいかがでしょうか。

>>ステップメールとは？メルマガとの違いや売上アップの戦略を徹底解説

セグメント配信

セグメント配信とは、顧客を特定の条件で分類（セグメンテーション）し、それぞれのターゲットの起こすアクションによって配信メールのシナリオを分岐させていく方法です。

興味度合いが似ているユーザーのセグメントごとに一斉送信を行なうことも可能です。

シナリオ作成などに時間と手間がかかると言われていますが、上手に活用できれば高い成果が期待できるのがセグメント配信です。

こちらの記事ではセグメント配信の基礎知識やコツをご紹介していますので、是非ご覧ください。

>>成果の上がるメールマガジンのセグメント配信方法とは？

よくある質問

最後に、メールの一斉送信に関してよくある質問にお答えします。

iPhoneのメール一斉送信は何人まで可能？

キャリアによって規制に違いはありますが、softbankの場合の規制は以下の通りです。

• 24時間以内に、500件以上の宛先にメールを送信すること
• 宛先の中に、既に使用されていないメールアドレスが数件含まれていること
• 一度に20件以上の宛先にメールを一斉送信すること

一斉送信を行いたい場合は、手作業の場合は宛先を5件ずつに収める、一斉送信アプリを利用し、一斉送信の際の制限を回避するなどの方法で一斉送信が可能です。

メール一斉送信をエクセルで可能？

エクセルを使ってメールを一斉送信することは可能です。

顧客情報をエクセルで管理している場合には効率的な手段と言えるでしょう。

エクセル上にまとめている顧客リストへのメール方法は以下の通りです。

• エクセル内のソートを利用してアドレスをコピー
• アドレスをコピーしたら、行列を入れ替えて新規ブックに貼り付け
• 横並べに貼り付けられたアドレスを、CSV形式で書き出す
• メールソフトに連絡先をインポートする

メール一斉送信の際はマナーを守り、ツールを使って効率的に配信しよう

メールを一斉送信するときの方法、配信時のマナーや注意点をご紹介しました。

少数の宛先に送る場合は、お使いのメールソフトを利用するのが最も手軽ですが、

低コストで多くの機能が使えるクラウドサービスの導入も検討してみることもオススメです。

オレンジメールはシンプルな設定でありながら、特定電子メール法を順守する為に必要な機能も取り揃えているので、初心者の方にもオススメです。

半年間の無料トライアルから是非初めてみてはいかがでしょうか。