メールは個別に出すだけではなく、複数のアドレスに一斉送信が行えるツールです。多くの人に知ってもらいたい情報・宣伝は個別にメールを出すよりも、一斉送信の方が効率が高まります。
そんな一斉送信ですが、一般的なメールソフトはもちろんのこと、エクセルを活用しての方法もあります。つまり、知識さえあれば一斉送信は多くの方が行える環境にあるのです。
そこで今回はメールの一斉送信の意義や方法、さらにはエクセスから一斉送信を行う方法をご紹介します。
どんな時に一斉送信を使うのか
メールを一斉送信するシチュエーションとして、下記が挙げられます。
- ビジネスでの連絡手段として
- ECサイトなどの販売促進として
- 学校や自治体からの情報発信として
それぞれについて、なぜ一斉送信が有効な手法となるのかご紹介しましょう。
ビジネスでの連絡手段として
ビジネスでの連絡手段の特徴として、あくまでも連絡事項であることから定型文でも問題ない点、相手が誰であれ、ビジネスである以上丁寧で礼儀正しい言葉遣いが求められるもので、かつ個性や言い回しの妙が不要です。
特に多くの人間に伝えなければならない場合、個別に連絡すると多大な時間・手間がかかることから、一斉送信が使われるケースが多いです。
ECサイトなどの販売促進として
ECサイトの販売促進施策の一環としてメールマガジンを一斉送信する手法があります。
売上を左右する大切なメールで、テキストだけではなく画像や動画を入れるなど内容に工夫することで、閲覧者に興味を持ってもらい、購買意欲を刺激することが目的です。
学校や自治体からの情報発信として
学校や自治体の場合、「一対多数」となることから一斉送信が行われています。
生徒、保護者、住人、対象者。カテゴリーは様々ですが、メッセージの内容は個体差がなく、すべて同じものになることから個別に送信するよりも一斉送信が効率的です。
メールを一斉送信する方法とは
様々な場所で活用されているメールの一斉送信は下記のツールで実践可能です。
- Gmail
- Outlook
- Excel
いずれも身近なものかと思いますが、それぞれでの一斉送信の方法をご紹介します。
Gmail
簡単にアカウントを取得できるGmailには一斉送信機能が搭載されています。
「ラベル」と呼ばれるグループへの送信が一斉送信となります。
「ラベルを作成」から、グループに入れたい連絡先をチェックしてラベルに登録します。注意点として、Gmailではなく、Googleコンタクトにてラベルの管理を行う点です。
もちろんGoogleコンタクトも、Gmailでアカウントの保有者は無料で利用できるクラウドサービスなので、異なる端末からでも操作・設定できます。Googleコンタクトにてラベル・アカウントを設定しGmailの宛先、TO・CC・BCCのいずれかでラベルを選択することで送信可能です。
Outlook
Outlookの一斉送信は二通りの方法があります。
まずは連絡先リストから一斉送信するアドレスを選択するパターン。こちらはその都度一斉送信の人間を選ぶ形となります。
また、予め作成したグループに送信することで、一斉送信することもできます。
その場合、改めてOutlookのアカウントから取得することになりますので、他のサービスとの連携・連動性を考えると、「これから新しくアカウントを作成する」のであればGmailの方が汎用性が高いです。
Excel
エクセルは表計算ソフトですが、VBA、マクロや外部ソフトと連携させることでメールソフトとの併用で一斉送信が可能になります。
一斉送信を行えるマクロや連携する外部ツールはWEB上にて公開されており、無料で利用できるものもありますので、上手く探し出して活用することで、無料で高機能な一斉送信が実現します。
Excelに登録してあるメールアドレスに一斉送信を行う方法
エクセルでの一斉送信の方法は多々ありますが、CSVファイルを使った方法をご紹介します。
- メールアドレスをコピーする
- 新規のブックで貼り付け
- CSV形式で保存
- 保存したCSVファイルを「メモ帳」で開く
- 「メモ帳」のメールアドレスをコピーして、メールの宛先に張り付ける
上の流れをそれぞれ詳しく解説させていただきます。
1.メールアドレスをコピーする
まずはメールアドレスをコピーします。
ここでポイントとなるのは、あくまでもメールアドレス「だけ」です。メールアドレス以外の文字は不要です。
メールアドレスを並べたcsvデータを作成する必要がありますので、メールアドレス「のみ」をコピーしましょう。
2.新規のブックで貼り付け
コピーしたメールアドレスを新規ブックに貼り付けます。
ここでポイントとなるのが貼付けの際に「行列を入れ替える」にチェックを入れる点です。これにより、複数のメールアドレスが1行に連続して貼り付けられます。
3.CSV形式で保存
先程作成したシートを保存します。
その際、ファイルの種類をCSVにします。CSVとして保存すると一部機能が失われる可能性があるとアナウンスされますが、問題ありませんので「「はい」を選択してCSVにて保存しましょう。
4.保存したCSVファイルを「メモ帳」で開く
保存したCSVファイルをメモ帳で開きます。
メモ帳アプリを立ち上げた後、メモ帳の「ファイル」→「開く」からCSVファイルを選択するのですが、ファイルを「すべてのファイル」にしましょう。これにより、テキストファイル以外のファイルも表示されるので、先程保存したCSVファイルも選択できるようになります。
5.「メモ帳」のメールアドレスをコピーして、メールの宛先に張り付ける
開いたメモ帳にはメールアドレスがカンマで区切られて羅列されていますので、コピーし、メールソフトの宛先に張り付けると、カンマ毎にアドレスが識別されるので、一度に多くのアドレスへの送信が可能となります。
大量のメール配信やメルマガ配信にExcelは不向き
上記のように、エクセルでもCSVファイルとすることで一斉送信が可能になります。
ではGmailやOutlookの方が良いのかといえば、「エクセルよりは」良いかもしれませんが、そもそもGmailもOutlookも一斉送信を想定されたものではなく、あくまでも「できないことはない」程度となっていますので、メルマガ配信のツールとして毎回使用するには非現実的です。
自社に最適な方法を使って、一斉送信をやってみよう！
メールの一斉送信はGmail、Outlook、エクセルのいずれも不可能ではありません。しかし、利便性が高いとも言い難いです。
しかし頻繁に一斉送信を活用したいのであれば、一斉送信に適したツール・サービスの利用が好ましいです。
一斉送信を含め、メールに関するサービスが充実しているオレンジメールに是非ご相談ください。
オレンジメールを含めた、複数のメール配信システムを比較したい方は、以下の記事をご参照下さい。
