「メーリングリスト」という言葉を聞いたことがある方は多いものの、一斉送信との違いや仕組みなどを明確にわからない方も多いのではないでしょうか。

メーリングリストとは、複数の宛先に対するメール送信を効率化した仕組みです。

この記事では、

このように考えている方に向けて、メーリングリストの特徴や仕組み、メリット・デメリットについて詳しく解説します。

メーリングリストを使って業務を効率化したい方や、メールマーケティングへの活用を考えている方は、ぜひ最後までお読みください。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、同じメールを複数の宛先に向けて送信する仕組みのことです。省略して「メーリス」や「ML」と呼ばれることもあります。

そのため、部署内で連絡事項を伝えたり、複数担当者で情報を共有したりする際に活用すると便利です。

メーリングリストの仕組み

メーリングリストは、専用のアドレス宛にメールを送ることで、リストに登録した複数のメンバーに対して一度にメール送信できる仕組みです。あらかじめ送信するメンバーの宛先をリストに登録し、メーリングリスト専用アドレスに向けて送信するだけで、メンバー全員に送信できます。

複数の宛先にメールを送信する方法としては、一斉送信も挙げられます。メーリングリストと一斉送信の違いは、メールを送信する際の宛先設定です。

また、メーリングリストで受信したメールに返信する際、専用アドレス宛に返信するとリストに登録したメンバー全員に送信されます。

利用しているメールソフトやメーリングリストの設定にもよりますが、送信者や個別の宛先に送りたいときは、宛先を確認して変更する必要があります。

メーリングリストのメリット

メーリングリストの使用には、以下のメリットがあります。

• 複数人への一斉送信を効率化できる
• チーム単位でのメール対応を効率化できる
• セキュリティの強化につながる

ひとつずつ解説します。

複数人への一斉送信を効率化できる

メーリングリストを使うと、複数人に対するメール送信を効率的に行えます。

そのため、何人もの宛先を順番に入力する時間や、宛先の間違いを確認する作業を大幅に削減でき、複数の宛先に一斉送信する際の手間を省けます。

チーム単位でのメール対応を効率化できる

チーム単位で送られたメールに対する対応ができるため、メール対応の効率化につながります。

たとえば、外部からの問い合わせ窓口をメーリングリストの専用アドレスに設定すると、対応するチーム全員がメールを受信できます。

セキュリティの強化につながる

メーリングリストの活用は、セキュリティの強化にも役立ちます。

メーリングリストであれば、専用メールアドレスに送ることでリスト化したメンバーにまとめて送信できます。
ミスが発生するリスクを軽減でき、セキュリティ対策としても有効です。

メーリングリストのデメリット

メーリングリストの活用には、メンバー間での情報共有の効率化やミスの軽減など、多くのメリットがあるものの、デメリットも存在します。

メーリングリスト活用のデメリットとして、以下の4点が挙げられます。

• メルマガなどでの利用に向かない
• メーリングリストの管理が難しい
• 迷惑メールフィルタに引っかかる
• 誤送信のリスクがある

ひとつずつ見ていきましょう。

メルマガなどでの利用に向かない

デメリットとして一番に挙げられるのは、メーリングリストがメルマガなどの配信には向かない点です。

メルマガなどのメールマーケティングは、開封率やクリック率といった配信後の反応を分析し、結果をもとに継続的に改善することが非常に重要です。

メルマガ配信には、分析機能があるメール配信システムなどの活用が必要であり、メーリングリストを使ったメルマガ配信はおすすめできないのです。

メーリングリストの管理が難しい

メーリングリストのメンバーが多くなるとリストの管理が難しくなる点も、デメリットのひとつです。

リスト管理が正しく行われないと、送信するリストのメンバーが合っているのか毎回確認しなければならず、余計な手間がかかってしまうでしょう。

迷惑メールフィルタに引っかかる

受信側が利用しているメールソフトや設定によっては、メーリングリストのメールが迷惑メールフィルタに引っかかることがあります。

迷惑メールフォルダのメールが削除されてしまえば、受信者は届いていないことにすら気づかないでしょう。

誤送信のリスクがある

メーリングリストのデメリットとして、誤送信のリスクがあることも理解しておく必要があります。

メーリングリストで想定される誤送信のケースは、主に以下の2パターンです。

• 宛先を誤り、個人に向けて送る内容をメーリングリストに送信する
• リストに追加するアドレスを誤り、無関係のメンバーに送信する

送る内容や情報によっては重要な情報漏洩につながる危険性もあることから、誤送信には十分注意しなければなりません。

メーリングリストの利用方法

ここからは、メーリングリストの利用方法を以下の5ステップで解説します。

• メーリングリストの名称を決める
• メールアドレスを決める
• 管理者のメールアドレスを指定する
• メンバーを登録する
• 権限を設定する

具体的な操作は使用するメールソフトによって異なるものの、基本的な流れは同じです。
これからメーリングリストを使おうと考えている方は、利用を始める際の参考にしてください。

1.メーリングリストの名称を決める

まずは、メーリングリストの名称を決めます。

メーリングリストの名称は、一見してすぐに使用目的がわかる名称に設定することがポイントです。
たとえば、メーリングリストを部署内で使用するなら部署の名前、担当業務メンバーで使用するなら業務名を付けることがおすすめです。

2.メールアドレスを決める

次に、メーリングリスト専用のメールアドレスを作成します。

メールアドレスは、メンバー全員が「メーリングリストのアドレスだ」と認識できるように作成しましょう。
メールアドレスからメーリングリストを判別できると、誤送信の予防につながります。

3.管理者のメールアドレスを指定する

メールアドレスを作成したら、メーリングリストの管理を行う方のメールアドレスを、管理者として指定しましょう。

管理者は、主にリストのメンバー追加や削除を行います。

4.メンバーを登録する

送信したいすべてのメンバーのメールアドレスを、リストに登録していきます。
ステップ2で設定した専用メールアドレスに向けて送信すると、登録したメンバー全員にメールが届きます。

登録する際は、メールアドレスの登録モレやミスがないように、チェックしながら行いましょう。

5.権限を設定する

最後に、メーリングリストに登録したメンバーの権限を設定してください。

権限には以下のような種類があり、メンバーごとに決められます。

• 受信のみ許可
• 送信のみ許可
• 送受信可

リストの登録者全員が送信可能な設定や、管理者だけが送信できる設定など、メーリングリストの用途に合わせて設定しましょう。

メーリングリストで業務を効率化しよう！

メーリングリストは、複数人に対するメール送信が効率的に行えます。
社内でのスムーズな情報共有や業務の効率化、セキュリティの強化にも役立つため、積極的に活用しましょう。

ただし、メーリングリストの活用にはデメリットもあるため注意が必要です。

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