車検案内メールの例文と送るタイミング｜整備工場・販売店の予約を自動で増やす方法

月初の朝、車検台帳を開いて、2か月後に満了を迎えるお客様を拾い出す。ハガキを印刷し、宛名を貼り、投函する。反応の無いお客様には、手の空いた時間に電話をかける。3月の繁忙期が近づくと、この作業が後回しになり、気づいたときにはお客様が別の店で車検を済ませていた、ということが起こります。

車検の満了日はお客様ごとに違うので、案内の時期も一人ひとり違います。この記事では、満了日から逆算して自動で送る車検案内メールのタイミングと例文を、整備工場・自動車販売店の業務の流れに沿って紹介します。

結論：車検案内メールは「満了日の3か月前・2か月前・1か月前」の3通を自動で送る

• 1通目（3か月前）：満了日のお知らせと、早期予約の案内。他社の見積もりを取る前に届けます。
• 2通目（2か月前）：車検を受けられる期間に入ったことを伝え、予約を促します。
• 3通目（1か月前）：予約がまだのお客様へ、空いている日と代車の状況を伝えます。
• 基準日：お客様ごとの車検満了日。予約が入ったら、次回の満了日に書き換えます。

この流れは、オレンジメールのリマインドメールで一度設定すれば、あとは自動で届きます（設定の手順へ）。

整備工場・販売店で、お客様ごとに期日が違うもの

車検は2年に1回ですが、12か月点検とオイル交換を合わせると、1台のお客様に年に2〜3回、来店のきっかけがあります。車検の案内だけで終わらせず、点検とオイル交換にも基準日を持たせると、次の車検までお客様とのつながりが切れません。

なぜ3か月前から送るのか

2025年4月から、車検は満了日の2か月前から受けても、次の有効期間が短くならなくなりました（それまでは1か月前から）。お客様が車検を受ける時期が前に広がったぶん、ガソリンスタンドや車検専門店の案内も早く届くようになっています。満了日の1か月前に案内したのでは、すでに他社で予約を済ませていることがあります。

業務の流れ：ハガキと電話だけのとき／メールを自動にしたとき

たとえば、フロントの担当者が車検の納車時に、次回の満了日（2年後）と12か月点検の日（1年後）を入力します。この入力が、次回の案内の予約になります。1年後の点検案内、2年後の車検案内は、だれも思い出さなくても届きます。

車検案内メールの例文

お客様の姓と満了日は、差し込みで自動的に入ります（オレンジメールでは、姓は %%sei%%、項目1の内容は %%k1%%）。

例文1：満了日の3か月前（早期予約の案内）

件名：【○○モータース】車検満了日（%%k1%%）のお知らせ

%%sei%% 様

いつもご利用ありがとうございます。○○モータースです。
お車の車検満了日は %%k1%% です。

車検は、満了日の2か月前から受けられます。
早めにご予約いただくと、ご希望の日と代車を確保しやすくなります。

▼ご予約・お見積もりはこちら（24時間受付）
https://（予約フォームのURL）

お電話でも承ります：000-000-0000（9:00〜18:00、水曜定休）

※このメールの配信停止はこちら：（配信停止のURL）
○○モータース　○○県○○市○○ 1-2-3

例文2：満了日の2か月前（予約の案内）

件名：車検のご予約を受け付けています（満了日 %%k1%%）

%%sei%% 様

○○モータースです。
お車の車検を受けられる期間に入りました（満了日：%%k1%%）。

当店の車検は、お預かりから最短○日でお返しします。
代車は無料でご用意しています（台数に限りがあります）。

▼ご希望日を選んで予約する
https://（予約フォームのURL）

当日お持ちいただくもの：車検証、自賠責保険証明書、自動車税の納税証明書

例文3：満了日の1か月前（予約がまだのお客様へ）

件名：車検満了日まで1か月です（%%k1%%）

%%sei%% 様

○○モータースです。
お車の車検満了日（%%k1%%）まで、あと1か月になりました。

満了日を過ぎると、公道を走れなくなります。
今月はまだご予約いただける日があります。

▼空いている日を確認して予約する
https://（予約フォームのURL）

すでに他店でお済みの場合は、ご放念ください。

オレンジメールなら、この流れを4つの手順で設定できる

1. 読者一覧の「項目1」に、お客様ごとの車検満了日を 2027/03/15 の形で入れます。台帳が Excel にあれば、CSV でまとめて登録できます。
2. 「リマインドメール作成」で、例文1を「項目1 の 3 月前 の 10時00分」に設定します。
3. 同じように、例文2を「2 月前」、例文3を「1 月前」で登録します。
4. 12か月点検やオイル交換も案内するなら、「項目2」に点検の日を入れ、別のリマインドメールを作ります。

リマインドメールの仕組みと設定の全体は、「リマインドメールとは？お客様ごとの期日に合わせて自動で案内する方法」で説明しています。

オレンジメールのリマインドメールでできること

メール配信サービスの自動配信は、登録した日から数えて送るステップメールと、誕生日に送る誕生日メールが中心です。お客様ごとの任意の日付から「何か月前」と逆算して送れるかどうかは、サービスによって違います。オレンジメールのリマインドメールは、次のことができます。

• 1人のお客様に、車検・12か月点検・オイル交換の3つの期日を持たせられます：日付を入れられる項目が10個あるので、車検だけでなく点検やオイル交換の案内も、同じお客様の情報で管理できます。
• 「3か月前の10時」のように、月・週・日の単位で逆算できます：車検満了日を入れるだけで、3通の送る日はお客様ごとに自動で決まります。
• 満了日をメールの本文と件名に差し込めます：「お車の車検満了日は 2027/03/15 です」と、お客様ごとの日付が入ります。
• 予約フォームとつながります：オレンジフォームで作った予約フォームの入力内容は、オレンジメールの読者一覧に自動で登録されます。
• 予約ページへのリンクが何回クリックされたかを確認できます：3通のうち、どの時期の案内が読まれているかが分かります。

費用の目安

ハガキは1通85円です。月に30台のお客様へ3回案内すると、月90通で7,650円と、印刷・宛名貼りの作業がかかります。オレンジメールは登録100件までは無料版（期限なし）、それを超えると月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）で、車検の案内に加えて、点検・オイル交換の案内や、タイヤ交換の時期のメルマガにも使えます。

整備工場・販売店がつまずきやすい点

• 予約が入ったお客様に、追いかけのメールが届く：予約が入った時点で、満了日を次回（2年後）の日付に書き換えます。2通目・3通目は送られなくなります。
• 乗り換え・廃車を把握できていない：例文3のように「他店でお済みの場合はご放念ください」と添え、返信や電話で知らせてもらえる窓口を書いておきます。
• 1人で複数台を持っているお客様：台数が多いお客様は、車ごとに項目を分ける（項目1＝1台目、項目3＝2台目）か、法人のお客様として担当者が個別に連絡します。
• ピットの空きと合わない予約が入る：予約フォームでは「第1希望・第2希望」を聞き、確定の連絡は店から入れる形にします。

よくある質問

Q. 車検の案内は、何か月前から送ってよいですか？

A. 決まりはありません。車検は満了日の2か月前から受けられるので、その少し前の3か月前に1通目を送ると、お客様が店を選ぶ前に届きます。

Q. ハガキの案内はやめてよいですか？

A. メールアドレスをいただいていないお客様や、メールが届かなくなったお客様には、ハガキが必要です。メールで案内できるお客様を増やし、ハガキはそれ以外の方に絞ると、印刷と郵送の費用を抑えられます。

Q. メールアドレスは、いつ聞けばよいですか？

A. 車検や点検の受付票、見積もりの依頼フォームに、メールアドレスの欄と「車検・点検の時期をメールでお知らせする」のチェック欄を設けます。「次回の車検の時期をお知らせします」と一言添えると、書いていただきやすくなります。

まとめ

車検の案内は、早く届けた店が選ばれます。満了日を一度登録しておけば、3か月前・2か月前・1か月前の案内は自動で届き、フロントの担当者は予約の対応と電話でのフォローに時間を使えます。まずは、今後3か月以内に満了日を迎えるお客様から登録してみてください。

オレンジメールは、登録100件までなら無料版でリマインドメールを使えます。期限はありません。HTMLメールも使えます。まずは無料版で、1通設定してみてください。

1. 無料版に申し込む
2. お客様のメールアドレスと期日を登録する（CSV でまとめて登録できます）
3. この記事の例文を貼り付けて、配信タイミングを選ぶ

登録が100件を超えたら、月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）のプランに切り替えられます。無料版の申込みと料金は「オレンジメール」と「料金プラン」をご覧ください。