治療が終わった患者さんに「次は半年後に検診に来てくださいね」と伝える。半年後、受付のスタッフがリコールのハガキを書いて出す。けれど、診療が立て込む月はハガキが後回しになり、気づけば1年以上来院の無い患者さんが増えている。定期検診の予約枠は空いているのに、です。
次回の検診の時期は、最後に来院した日によって患者さんごとに違います。この記事では、検診の目安日から逆算して自動で送るリコールメールのタイミングと例文を、受付の業務の流れに沿って紹介します。
結論：リコールメールは「検診の目安日の1か月前・1週間前・当日」に自動で送る
- 1通目（1か月前）：検診の時期が近いことを知らせ、予約を案内します。
- 2通目（1週間前）：予約がまだの患者さんへ、予約方法だけを短く伝えます。
- 3通目（目安日の当日）：前回の来院から半年たったことを伝え、最後の案内をします。
- 基準日：次回の検診の目安日。会計のときに、受付で入力します。
この流れは、オレンジメールのリマインドメールで一度設定すれば、あとは自動で届きます（設定の手順へ）。
歯科医院で、患者さんごとに時期が違うもの
| 案内するもの | 周期の目安 | 基準日に入れる日付 |
|---|---|---|
| 定期検診・クリーニング | 3〜6か月ごと（歯科医師の指示による） | 最後の来院日から3〜6か月後の日 |
| 歯周病のメインテナンス | 1〜3か月ごと | 次回のメインテナンスの目安日 |
| 矯正治療後の保定の確認 | 3〜6か月ごと | 次回の確認の目安日 |
| お子さんのフッ素塗布 | 3〜4か月ごと | 前回の塗布から3〜4か月後の日 |
| ホワイトニングの再施術 | 半年〜1年ごと | 前回の施術から半年〜1年後の日 |
周期は患者さんの口の中の状態で変わります。「全員半年後」と決めず、歯科医師や歯科衛生士が伝えた時期を、そのまま基準日にします。
送るタイミングと、それぞれの役割
| 送る日 | 患者さんの状況 | メールの役割 |
|---|---|---|
| 目安日の1か月前 | 痛みが無く、歯科のことを忘れている | 検診の時期を思い出してもらい、都合のよい日を先に押さえてもらう |
| 目安日の1週間前 | 1通目を見たが、予約を後回しにしている | 予約の方法だけを短く伝える |
| 目安日の当日 | 予約していない | 前回から半年たったことを伝える。これ以降はしつこく送らない |
歯科の検診は「痛くないから行かない」が起こりやすい来院です。期限のある車検や保険と違い、放っておいても困らないと思われやすいので、検診で何をするか（歯石の除去、むし歯と歯ぐきのチェック、所要時間）を1通目で具体的に書きます。
業務の流れ：ハガキだけのとき／メールを自動にしたとき
| 場面 | ハガキだけ | リマインドメールを使う |
|---|---|---|
| 治療が終わった日の会計 | 「半年後にハガキをお送りします」と伝える | 次回の検診の目安日を入力する。この入力で、半年後の案内が決まる |
| 対象者の拾い出し | 毎月、カルテやレセコンから該当の患者さんを探す | 不要。目安日の1か月前に自動で送られる |
| 予約の受付 | 診療時間内の電話 | メールから Web 予約へ。昼休みや夜にも予約が入る |
| 反応が無い患者さん | 追加のハガキや電話は、手が回らず出せないことが多い | 1週間前・当日に自動で届く。電話は、歯周病の重い方など優先度の高い患者さんに絞る |
いちばん確実なのは、会計のときに次回の予約をその場で取ることです。リマインドメールは、その場で予約を取れなかった患者さん（「予定が分からないので、また連絡します」と言われた方）を、半年後に拾うための仕組みとして使います。
リコールメールの例文
患者さんの姓は、差し込みで自動的に入ります（オレンジメールでは %%sei%%）。
例文1：目安日の1か月前（検診の案内）
件名：【○○歯科】定期検診の時期が近づいています
%%sei%% 様
○○歯科です。その後、お口の調子はいかがでしょうか。
前回のご来院から、まもなく半年になります。定期検診では、次の内容を行います（所要時間：約45分）。
・むし歯と歯ぐきのチェック
・歯石の除去とクリーニング
・歯みがきで磨き残しやすい場所のご説明▼Web 予約はこちら（24時間受付）
https://（予約ページのURL）お電話：000-000-0000（平日 9:30〜18:30／土曜 9:30〜13:00）
※このメールの配信停止はこちら：（配信停止のURL）
○○歯科 ○○県○○市○○ 1-2-3
例文2：目安日の1週間前（予約がまだの方へ）
件名：定期検診のご予約を受け付けています
%%sei%% 様
○○歯科です。
定期検診のご予約は、下記から1分でお取りいただけます。▼Web 予約
https://（予約ページのURL）平日の夕方と土曜日は埋まりやすいため、早めのご予約をおすすめします。
例文3：目安日の当日
件名：前回のご来院から半年がたちました
%%sei%% 様
○○歯科です。
前回のご来院から半年がたちました。歯石は、毎日の歯みがきでは取りきれません。
痛みが無いうちの検診をおすすめします。▼ご都合のよい日を選んで予約する
https://（予約ページのURL）すでにご予約済みの場合は、ご放念ください。
オレンジメールなら、この流れを4つの手順で設定できる
- 読者一覧の「項目1」に、患者さんごとの次回検診の目安日を 2027/05/20 の形で入れます。
- 「リマインドメール作成」で、例文1を「項目1 の 1 月前 の 12時00分」に設定します。昼休みに読める時刻にします。
- 例文2を「1 週前」、例文3を「当日」で登録します。
- 検診に来院されたら、会計のときに項目1を次回の目安日に書き換えます。
リマインドメールの仕組みと設定の全体は、「リマインドメールとは？お客様ごとの期日に合わせて自動で案内する方法」で説明しています。
オレンジメールのリマインドメールでできること
メール配信サービスの自動配信は、登録した日から数えて送るステップメールと、誕生日に送る誕生日メールが中心です。お客様ごとの任意の日付から「何か月前」と逆算して送れるかどうかは、サービスによって違います。オレンジメールのリマインドメールは、次のことができます。
- 患者さんごとに違う周期に、そのまま対応できます：「全員半年後」ではなく、3か月後の方にも6か月後の方にも、入力した目安日から逆算して届きます。
- 「1か月前の12時」のように、昼休みに読める時刻を10分単位で選べます。
- 保護者とお子さまの検診を、別々の日付で管理できます：日付を入れられる項目が10個あるので、家族で同じメールアドレスでも、案内を分けられます。
- 休診日や年末年始のお知らせも、同じ患者さんの一覧に一斉配信できます：リコールとお知らせのために、別のサービスを使い分ける必要がありません。
- Web 予約ページへのリンクが何回クリックされたかを確認できます。
費用の目安
ハガキは1通85円です。月に100人の患者さんへリコールのハガキを出すと、月8,500円と、宛名書きの作業がかかります。オレンジメールは登録100件までは無料版（期限なし）、それを超えると月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）です。ハガキは、メールアドレスの無い患者さんだけに絞れます。
歯科医院がつまずきやすい点
- 治療の途中の患者さんに、検診の案内が届く：目安日は、治療がすべて終わった日の会計で入力します。治療中の患者さんには入れません。
- 家族で同じメールアドレスを使っている：お子さんの分は、本文に「お子さまの検診」と分かる文面の別のリマインドメールを用意し、項目を分けます（項目1＝保護者、項目2＝お子さま）。
- 文面の表現：治療の効果を保証する表現や、ほかの医院と比べる表現は避けます。検診で行う内容と所要時間を、事実として書きます。
- メールでの案内への同意：問診票に、メールアドレスの欄と「検診の時期をメールでお知らせする」のチェック欄を設けます。
よくある質問
Q. リコールとは何ですか？
A. 歯科では、治療が終わった患者さんに定期検診の時期をお知らせして、再び来院してもらうことをリコールと呼びます。ハガキ、電話、メール、LINE などで案内します。
Q. リコールの案内は、何回まで送ってよいですか？
A. 決まりはありませんが、1回の検診につき2〜3回までが目安です。それ以上は、次の周期（半年後）まで間をあけます。
Q. 予約システムのリマインドと、何が違いますか？
A. 予約システムのリマインドは、すでに入っている予約の前日に届く「予約日のお知らせ」です。リコールメールは、まだ予約が入っていない患者さんに、検診の時期を知らせて予約を取ってもらうためのものです。両方を使い分けます。
まとめ
定期検診は、医院にとっては予約枠が安定して埋まる土台で、患者さんにとっては治療を減らせる習慣です。会計のときに次回の目安日を入力しておけば、半年後の案内は自動で届きます。まずは、今月治療が終わる患者さんから始めてみてください。
オレンジメールは、登録100件までなら無料版でリマインドメールを使えます。期限はありません。HTMLメールも使えます。まずは無料版で、1通設定してみてください。
- 無料版に申し込む
- お客様のメールアドレスと期日を登録する（CSV でまとめて登録できます）
- この記事の例文を貼り付けて、配信タイミングを選ぶ
登録が100件を超えたら、月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）のプランに切り替えられます。無料版の申込みと料金は「オレンジメール」と「料金プラン」をご覧ください。
