自動車保険の満期の2か月ほど前になると、保険会社から契約者へ更新の案内が届きます。同じころ、契約者はテレビやネットでダイレクト型の保険の広告を目にします。代理店からの連絡がその後になれば、「今年はネットで見積もりを取ってみた」と言われることになります。
満期日は契約ごとに違うので、案内すべき時期も契約者ごとに違います。この記事では、満期日から逆算して自動で送る満期案内メールのタイミングと例文を、保険代理店の更改の業務に沿って紹介します。
結論：満期案内メールは「満期日の3か月前・2か月前・1か月前」に自動で送る
- 1通目（3か月前）：満期日のお知らせと、この1年の変化（車・家族・住まい）の確認。保険会社の案内より先に届けます。
- 2通目（2か月前）：更改の手続きの案内と、面談・電話の日程の相談。
- 3通目（1か月前）：手続きがまだの契約者へ、締切日を伝えます。
- 基準日：契約ごとの満期日。更改が済んだら、次の満期日に書き換えます。
この流れは、オレンジメールのリマインドメールで一度設定すれば、あとは自動で届きます（設定の手順へ）。
保険代理店で、契約者ごとに期日が違うもの
| 案内するもの | 周期 | 基準日に入れる日付 |
|---|---|---|
| 自動車保険の満期 | 多くは1年（長期契約は3年など） | 満期日 |
| 火災保険・地震保険の満期 | 1〜5年 | 満期日 |
| 自賠責保険の満期 | 車検に合わせて2〜3年 | 満期日（車検満了日と近い日） |
| 傷害保険・賠償責任保険の満期 | 1年 | 満期日 |
| 生命保険・医療保険の更新、契約応当日 | 10年更新、または年1回の応当日 | 更新日、契約応当日 |
| 法人の賠償・労災上乗せ保険などの満期 | 1年 | 満期日 |
火災保険のように数年に1度の満期は、担当者の記憶にも契約者の記憶にも残りにくく、案内がもれやすい契約です。満期日を登録しておけば、5年後の案内も自動で届きます。
なぜ3か月前から送るのか
| 送る日 | 契約者の状況 | メールの役割 |
|---|---|---|
| 満期日の3か月前 | 保険会社の案内がまだ届いていない | 満期日を知らせ、車の買い替え、運転する家族の変化、引っ越しなどを聞く |
| 満期日の2か月前 | 保険会社の案内が届き、ほかの保険の広告も目に入る | 更改の内容を一緒に確認する日程を決める |
| 満期日の1か月前 | 手続きを後回しにしている | 手続きの締切日と方法を伝える。満期を過ぎると補償が切れることを伝える |
代理店が選ばれる理由は、保険料の安さではなく、契約者の事情に合わせた見直しの提案です。1通目で「この1年で変わったこと」を聞いておくと、2通目以降の面談が、更新の手続きから見直しの相談に変わります。
業務の流れ：満期一覧と電話だけのとき／メールを自動にしたとき
| 場面 | 満期一覧と電話だけ | リマインドメールを使う |
|---|---|---|
| 月初 | 保険会社のシステムから満期一覧を出し、担当者ごとに振り分ける | 満期一覧は確認用に使う。1通目の案内は、3か月前に自動で届いている |
| 最初の連絡 | 電話をかけるが、日中はつながらない。折り返しを待つ | メールで満期日と確認事項が先に届く。契約者は都合のよい時間に返信できる |
| 面談・電話の日程 | 電話がつながってから決める | メールの日程調整フォームや返信で決まる |
| 手続きがまだの契約者 | 満期の直前にあわてて連絡する | 1か月前に自動で届く。担当者は、返信の無い契約者にだけ電話する |
| 更改のあと | 次の満期は、1年後の満期一覧で気づく | 満期日を次回の日付に書き換える。次の案内がこの時点で決まる |
契約件数が増えるほど、電話だけで全員に3か月前から連絡するのは難しくなります。メールで全員に届け、電話は「返信の無い契約者」と「見直しの余地が大きい契約者」に集中させます。
満期案内メールの例文
契約者の姓と満期日は、差し込みで自動的に入ります（オレンジメールでは、姓は %%sei%%、項目1の内容は %%k1%%）。
例文1：満期日の3か月前（お知らせと確認）
件名：【○○保険事務所】自動車保険の満期日（%%k1%%）のお知らせ
%%sei%% 様
いつもお世話になっております。○○保険事務所の○○です。
ご契約の自動車保険が、%%k1%% に満期を迎えます。更新のご提案にあたり、この1年で次のような変化がありましたら、このメールへのご返信でお知らせください。
・お車の買い替え、またはその予定
・運転される方の変更（お子さまが免許を取った、ご家族が別居した など）
・お車の使い方の変更（通勤に使うようになった など）
・ご住所の変更内容を確認のうえ、あらためてご連絡します。
※このメールの配信停止はこちら：（配信停止のURL）
○○保険事務所 ○○県○○市○○ 1-2-3 TEL 000-000-0000
例文2：満期日の2か月前（手続きの案内）
件名：自動車保険の更新のご相談日程について（満期日 %%k1%%）
%%sei%% 様
○○保険事務所の○○です。
自動車保険の更新について、ご契約内容を一緒に確認するお時間（15分ほど）をいただけますでしょうか。ご来店、お電話、オンラインのいずれでも承ります。
▼ご希望の日時を選ぶ
https://（日程調整フォームのURL）お手元に保険会社からの更新のご案内が届いている場合は、あわせてご覧ください。
例文3：満期日の1か月前（手続きがまだの方へ）
件名：【ご確認ください】自動車保険の満期日まで1か月です（%%k1%%）
%%sei%% 様
○○保険事務所の○○です。
ご契約の自動車保険が、%%k1%% に満期を迎えます。満期日までにお手続きが済んでいない場合、満期日の翌日以降の事故は補償されません。
お手続きは、お電話または下記のフォームから承ります。▼更新のお手続き・ご相談
https://（フォームのURL）
TEL 000-000-0000（平日 9:00〜18:00）すでにお手続きがお済みの場合は、ご放念ください。
オレンジメールなら、この流れを4つの手順で設定できる
- 読者一覧の「項目1」に、契約ごとの満期日を 2027/04/01 の形で入れます。満期一覧を CSV にして、まとめて登録できます。
- 「リマインドメール作成」で、例文1を「項目1 の 3 月前 の 9時00分」に設定します。
- 例文2を「2 月前」、例文3を「1 月前」で登録します。
- 自動車保険と火災保険で文面を分けるときは、保険の種類ごとに配信リスト（プラン）を分けるか、項目を分けます（項目1＝自動車保険の満期日、項目2＝火災保険の満期日）。
リマインドメールの仕組みと設定の全体は、「リマインドメールとは？お客様ごとの期日に合わせて自動で案内する方法」で説明しています。
オレンジメールのリマインドメールでできること
メール配信サービスの自動配信は、登録した日から数えて送るステップメールと、誕生日に送る誕生日メールが中心です。お客様ごとの任意の日付から「何か月前」と逆算して送れるかどうかは、サービスによって違います。オレンジメールのリマインドメールは、次のことができます。
- 1人の契約者に、自動車保険・火災保険など複数の満期日を持たせられます：日付を入れられる項目が10個あるので、契約ごとに案内を分けられます。
- 5年後の満期も、登録した日から逆算して届きます：火災保険のように周期の長い契約も、担当者の記憶に頼らずに案内できます。
- 満期一覧を CSV でまとめて登録できます：保険会社のシステムから出した一覧を、そのまま取り込む元にできます。
- 満期日を件名と本文に差し込めます：「%%k1%% に満期を迎えます」と、契約者ごとの日付が入ります。
- 契約者への季節のお知らせ（台風前の備え、年末年始の連絡先など）も、同じ一覧に一斉配信できます。
費用の目安
満期が月に40件ある代理店が、全員に3か月前から3回連絡すると、月に120回の連絡になります。電話だけでは追いきれない数です。オレンジメールは登録100件までは無料版（期限なし）、それを超えると月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）で、この120回を自動にして、担当者は返信の無い契約者への電話と、見直しの提案に時間を使えます。
保険代理店がつまずきやすい点
- 文面に保険料や補償内容を書いてしまう：保険料、補償内容、ほかの保険との比較を書いたメールは、募集文書として所属の保険会社の決まりに沿った確認が必要になることがあります。自動で送るメールは、満期日のお知らせ、確認事項、日程の相談にとどめ、具体的な提案は面談や個別の連絡で行います。
- 自動継続の特約が付いた契約：自動で継続される契約には、例文3の「補償されません」という文面は合いません。自動継続の契約は別の配信リストに分け、「内容の見直しのご案内」の文面にします。
- 1人で複数の契約を持つ契約者：契約ごとに項目を分け、どの保険の満期かが件名で分かるようにします。
- 更改が済んだ契約者に、3通目が届く：更改の手続きが済んだら、その日のうちに満期日を次回の日付に書き換えます。
よくある質問
Q. 満期案内は、満期日の何日前に送るのがよいですか？
A. 保険会社から契約者へ届く更新の案内は、満期日の2〜3か月前が一般的です。代理店からの最初の連絡は、それと同じか少し早い3か月前が目安です。
Q. メールだけで更改の手続きまで済ませてよいですか？
A. 手続きの方法は、所属の保険会社の決まりによります。メールは、満期日のお知らせと日程の相談に使い、契約内容の説明と意向の確認は、保険会社が定めた方法で行ってください。
Q. 法人の契約者にも使えますか？
A. 使えます。法人は、担当者の異動でメールが届かなくなることがあるので、1通目に返信が無い場合は、早めに電話で担当者を確認します。
まとめ
満期の案内は、保険会社の案内やほかの保険の広告より先に届けることで、「いつもの代理店に相談しよう」と思ってもらえます。満期日を登録しておけば、3か月前からの案内は自動で届き、担当者は見直しの提案に時間を使えます。まずは、来月から3か月以内に満期を迎える契約から登録してみてください。
オレンジメールは、登録100件までなら無料版でリマインドメールを使えます。期限はありません。HTMLメールも使えます。まずは無料版で、1通設定してみてください。
- 無料版に申し込む
- お客様のメールアドレスと期日を登録する（CSV でまとめて登録できます）
- この記事の例文を貼り付けて、配信タイミングを選ぶ
登録が100件を超えたら、月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）のプランに切り替えられます。無料版の申込みと料金は「オレンジメール」と「料金プラン」をご覧ください。
