動物病院のワクチン案内メール例文｜接種時期に合わせて自動でお知らせする方法

「混合ワクチン、去年はいつ打ったんだっけ」。飼い主さんの多くは、接種の時期を覚えていません。病院から案内のハガキを出していても、引っ越しで届かなかったり、ほかの郵便物に紛れたりします。気づけば前回の接種から1年半がたっている、ということも珍しくありません。

混合ワクチンや健康診断の時期は、前回の接種日や誕生日によって、動物ごとに違います。この記事では、次回の接種日から逆算して自動で送るワクチン案内メールのタイミングと例文を、動物病院・ペットサロンの受付の流れに沿って紹介します。

結論：ワクチンの案内は「次回接種日の1か月前・1週間前・当日」に自動で送る

• 1通目（1か月前）：接種の時期が近いことを知らせ、予約を案内します。
• 2通目（1週間前）：予約がまだの飼い主さんへ、予約方法と持ち物を伝えます。
• 3通目（当日）：前回の接種から1年たったことを伝えます。
• 基準日：次回の接種日（前回の接種日の1年後など）。接種した日の会計で入力します。

この流れは、オレンジメールのリマインドメールで一度設定すれば、あとは自動で届きます（設定の手順へ）。

動物ごとに時期が違うもの／全員が同じ時期のもの

予防の案内には、動物ごとに時期が違うものと、全員がほぼ同じ時期のものがあります。リマインドメールが向いているのは前者です。

狂犬病予防注射やフィラリア予防のように、全員が同じ時期のものは、春に1回メルマガで知らせれば足ります。手作業で追いきれなくなるのは、1年じゅうばらばらに時期が来る混合ワクチンと健康診断です。

送るタイミングと、それぞれの役割

業務の流れ：ハガキだけのとき／メールを自動にしたとき

春は狂犬病予防注射とフィラリア予防で、受付がいちばん混む季節です。この時期に混合ワクチンのハガキの作業が重なると、どちらかが遅れます。混合ワクチンの案内を自動にしておくと、春の受付の負担が軽くなります。

ワクチン案内メールの例文

飼い主さんの姓は差し込みで自動的に入ります（オレンジメールでは %%sei%%）。動物の名前を項目2に登録しておけば、%%k2%% で本文に入れられます。

例文1：次回接種日の1か月前

件名：【○○動物病院】%%k2%% ちゃんの混合ワクチンの時期が近づいています

%%sei%% 様

○○動物病院です。%%k2%% ちゃんは、お元気に過ごしていますか。
前回の混合ワクチンの接種から、まもなく1年になります。

接種は予約制です。あわせて健康診断（血液検査）もお受けいただけます。

▼Web 予約はこちら（24時間受付）
https://（予約ページのURL）

お電話：000-000-0000（9:00〜12:00／16:00〜19:00、木曜休診）

※このメールの配信停止はこちら：（配信停止のURL）
○○動物病院　○○県○○市○○ 1-2-3

例文2：次回接種日の1週間前

件名：%%k2%% ちゃんの混合ワクチンのご予約について

%%sei%% 様

○○動物病院です。
%%k2%% ちゃんの混合ワクチンのご予約は、下記から承っています。

▼Web 予約
https://（予約ページのURL）

当日のお願い
・体調のよい日にお越しください
・接種後の様子を見られるよう、午前中のご来院をおすすめします
・前回のワクチン証明書をお持ちください

例文3：次回接種日の当日

件名：%%k2%% ちゃんの前回の接種から1年がたちました

%%sei%% 様

○○動物病院です。
%%k2%% ちゃんの前回の混合ワクチンから、1年がたちました。

ペットホテルやトリミングサロン、ドッグランでは、1年以内の接種証明書が必要になることがあります。
ご予定のある方は、お早めにご予約ください。

▼ご予約はこちら
https://（予約ページのURL）

すでに接種がお済みの場合は、ご放念ください。

オレンジメールなら、この流れを4つの手順で設定できる

1. 読者一覧の「項目1」に次回の接種日を 2027/06/10 の形で、「項目2」に動物の名前を入れます。
2. 「リマインドメール作成」で、例文1を「項目1 の 1 月前 の 19時00分」に設定します。
3. 例文2を「1 週前」、例文3を「当日」で登録します。
4. 健康診断も案内するなら、「項目3」に次回の健診日を入れて、別のリマインドメールを作ります。

リマインドメールの仕組みと設定の全体は、「リマインドメールとは？お客様ごとの期日に合わせて自動で案内する方法」で説明しています。

オレンジメールのリマインドメールでできること

メール配信サービスの自動配信は、登録した日から数えて送るステップメールと、誕生日に送る誕生日メールが中心です。お客様ごとの任意の日付から「何か月前」と逆算して送れるかどうかは、サービスによって違います。オレンジメールのリマインドメールは、次のことができます。

• 動物の名前を件名と本文に差し込めます：項目に登録した名前が「モモちゃんの混合ワクチンの時期が近づいています」のように入ります。
• ワクチンと健康診断を、別々の日付で案内できます：日付や名前を入れられる項目が10個あるので、多頭飼いの飼い主さんにも対応できます。
• 「1か月前の19時」のように、送る時刻を10分単位で選べます。
• 狂犬病予防注射やフィラリア予防の季節のお知らせは、同じ飼い主さんの一覧に一斉配信できます：動物ごとの案内と、全員への案内を、1つのサービスで使い分けられます。
• Web 予約ページへのリンクが何回クリックされたかを確認できます。

費用の目安

ハガキは1通85円です。月に80頭分の案内を出すと、月6,800円と、印刷の作業がかかります。オレンジメールは登録100件までは無料版（期限なし）、それを超えると月額2,980円（税別・登録2,000件まで。初期費用12,800円）です。引っ越しで住所が変わった飼い主さんにも、メールなら届きます。

動物病院・ペットサロンがつまずきやすい点

• 亡くなった動物の飼い主さんに案内が届く：いちばん避けたい失敗です。亡くなったことが分かった時点で、その日のうちに配信を止めます。受付の手順に「カルテを閉じるときに、メールの配信も止める」を入れておきます。
• 多頭飼いの飼い主さん：動物ごとに接種日が違うので、2頭目は項目を分けます（項目1・2＝1頭目の接種日と名前、項目4・5＝2頭目）。3頭以上の場合は、動物ごとに読者として登録する方法もあります。
• 接種の間隔は動物ごとに違う：年齢や体調、生活環境によって、獣医師が間隔を変えることがあります。全員1年後と決めず、診察で伝えた時期を基準日にします。
• 文面の表現：病気を必ず防げると受け取られる表現は避け、接種の時期と予約方法を事実として伝えます。

よくある質問

Q. ワクチンの案内は、いつ送るのがよいですか？

A. 次回の接種日の1か月前が目安です。予約制の病院では、飼い主さんが都合のよい日を選べるよう、早めに知らせます。

Q. 狂犬病予防注射の案内にも、リマインドメールを使えますか？

A. 使えますが、狂犬病予防注射は毎年4〜6月と時期が決まっているので、3月にメルマガで一斉に知らせるほうが手間がかかりません。リマインドメールは、動物ごとに時期が違う混合ワクチンや健康診断に使います。

Q. トリミングサロンでも使えますか？

A. 使えます。次回のトリミングの目安日（4〜6週間後）を基準日にして、1週間前に案内を送ります。ワクチンの接種証明の期限を基準日にして、期限が切れる前にお知らせする使い方もあります。

まとめ

混合ワクチンと健康診断は、動物ごとに時期が違うからこそ、案内がもれやすい来院です。接種した日の会計で次回の日付を入力しておけば、1年後の案内は自動で届きます。まずは、今月接種した動物から始めてみてください。

オレンジメールは、登録100件までなら無料版でリマインドメールを使えます。期限はありません。HTMLメールも使えます。まずは無料版で、1通設定してみてください。

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