メール配信に興味があるものの、仕組みがよく分からないので足踏みしている人も多いようです。
メール配信は既に多くの企業が導入しているマーケティング術で、仕組みも決して難しいものではありません。
しかし、これからメール配信をと考えているものの、仕組みが分からない点から不安が広がり、本当に効果的なのかという疑問、安心できるのかという懸念を抱えている方もいるようです。
そこでメール配信の仕組みやメール配信サービスの選び方を解説。
メール配信をと考えている方、仕組みを知りたい方は是非ご覧ください。
メール配信の仕組みについて解説！SMTP、POP、IMAP、DNSとは？
メール配信の仕組みを知るためには、メールの送受信の仕組みを理解する必要があります。
デジタルの世界なので難しく考えてしまう人も多いですが、SMTP、POP、IMAP、DNSといったメールの仕組みは、郵便の仕組みと同じです。
これらの仕組みを覚えておくことで、新しいメールアカウントの設定や自社の環境に合わせたメール配信システムの構築に役立てることができます。
メール配信とは？
メール配信とはメールを作成・送信するものです。
行為そのものはプライベートのメールと変わりませんが、内容は商品・サービスの案内等、ビジネス関連のものです。
そんなメール配信について、
- メール配信サービスとは？
- メール配信サービスのメリット
- メール配信サービスの種類
についてそれぞれご紹介しましょう。
メール配信サービスとは？
メール配信システムとは事前にシステム上に登録をしておいたメールアドレスへ一斉にメールを送ることができるサービスで、送信するメッセージも事前に作成できます。
従来は正午に自ら「送信ボタン」を押す必要がありましたが、システムによる自動送信なので手動では難しい、早朝や深夜に送信することも可能ですし、送信忘れを防止します。
メール配信サービスのメリット
メール配信サービスのメリットとして、下記の三点が挙げられます。
- メール到達の観点
- 作業効率の観点
- セキュリティの観点
手動では難しい数万件規模のメールの一斉送信が可能で、かつ事前に決めた日時に配信できることから業務の効率化をもたらします。
また、システムによるオートメーションなので人的ミスを防止することで、情報漏洩等の防止によるセキュリティ対策となります。
メール配信サービスの種類
メール配信システムは、オンプレス型とクラウド型の2種類に分類できます。
一方、クラウド型はサービスを提供している企業が用意している外部サーバーを使用するもので、インターネット環境に接続されている端末からアクセスが可能な点、導入までスピード感がある点が特徴です。
SMTPとは
SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）とはメール送信のための、システムです。
メールはSMTPを通して送信されますので郵便ポストと考えると分かりやすいでしょう。
他にも
- POPとは
- IMAPとは
- DNSとは
について、それぞれ解説していきましょう。
POPとは
POP（Post Office Protocol）とはメール受信のための仕組みです。
アドレスを設定することでPOPを通して受信します。
SMTPは郵便を出す仕組みだとお伝えしましたが、POPは自宅の郵便箱と考えると分かりやすいのではないでしょうか。
メールも同じで、SMTPを通して送信されたメールはアドレスを識別し、POPに送付します。
POPを通して届けられたメールはサーバーからダウンロードした端末からチェックできます。
IMAPとは
POPと比較されるのがIMAP（Internet Message Access Protocol）です。
POPはメールソフトにダウンロードしてメールを確認しますが、IMAPはサーバー上のメールを確認する仕組みです。
自分で確認する必要がありますが、自分のデバイス容量を圧迫しません。ログインできる環境であればどこからでも、どの端末からでも確認できます。
DNSとは
DNS（Domain Name System）は郵便番号に該当するものです。
メールアドレスが間違っているとメールが戻されますが、これはDNSサーバーが「その住所に該当者はいません」とアナウンスしているからです。
DNSだけではなく、SMTPやPOP、IMAPは英単語で表記されると難しいものだと感じてしまいますが、実際には身近な郵便とさほど変わらない仕組みであることが分かっていただけたのではないでしょうか。
メール配信サービスのデメリット
メール配信システムのメリットは先ほど紹介した通りですが、デメリットもあります。
- 迷惑メールに振り分けられることがある
- 設定が難しい
特に挙げられることが多い上記について、詳しく解説していきましょう。
迷惑メールに振り分けられることがある
受信者が配信用のメールアドレスを迷惑メールに登録してしまうと、迷惑メールに振り分けられてしまい、読まれません。
この場合、以降、送信するメールが読まれることはありません。
設定が難しい
メール配信システムは便利なシステムですが、すべて「使いこなしてこそ」です。
思い通りに設定してこそ理想を叶えてくれるツールとなりますが、設定できなければ思い通りに動かすことはできません。
分かる人にとっては「簡単」「シンプル」だと思うものでも、分からない人間にとってはハードルが高く、せっかくメール配信システムを導入したものの、設定に挫けてシステムを使いこなせなかったとの声も聞かれます。
メール配信サービスの選び方
実際にメール配信システムを導入する場合の選び方のポイントを下記の3つのポイントに絞ってお伝えします。
- クラウド型メール配信サービス
- オンプレス型メール配信サービス
- メール配信サービスの費用の相場
これらを把握してから、自社にマッチするメール配信システムを探してみましょう。
クラウド型メール配信サービス
クラウド型メール配信サービスは申し込むことでスピーディーに使用できます。自社でサーバーを用意する必要なく、さらには不要になればいつでも辞めることができる点がメリットですが、運用できるアカウント数、設定項目、サポート等をチェックしてみましょう。
特にメール配信サービスの利用が初めての場合、不明な点が多々出てくることが予想されますので、サポート体制が重要です。
いつトラブルやアクシデントが起きるかは未知数なので、自社の営業時間をサポート時間に設定しているサービスを選びましょう。
オンプレス型メール配信サービス
あくまでも自社で独自なスタイルのメール配信システムをと考えているのであればオンプレス型のメール配信サービスがおすすめです。
クラウド型メール配信サービスはスピーディーに開始できる一方で、あくまでもサービス業者が提供する機能・枠を使用するのみです。
自社にマッチした機能がない場合や、自社の他のサービスとの連携を考えている場合、そしてメール配信サービスを構築できるスタッフを確保している場合、オンプレス型メール配信サービスが向いています。
メール配信サービスの費用の相場
メール配信サービスは、
何通メールを送っても費用が変わらない定額制のものと、送信するメール数によって費用が加算される従量制が用意されています。
定額制の方が気兼ねなくメールを送信できますが、1通当たりの費用によっては従量制の方が安くなるケースもあります。
メール配信サービス利用前にどれだけメールを送信するかは未知数な部分が多々あるかとは思いますが、送信メール数や費用をシミュレーションして、どちらが自社にマッチしているのかを考えましょう。
メール配信サービスを導入しよう！
メール配信サービスは仕組みを知れば、決して難しいものではないことが分かるはずです。
しかし、実際には設定等を行う必要がありますので、有用なものだとは分かっていても、実際に運用できるのかという不安もあることでしょう。
オレンジメールはメール配信サービスを含め、メール業務全般のプロフェッショナルです。
メールに関して数多くの実績・ノウハウを持っていますので、メール業務の見直し・活用を考えている方はまずは気軽にオレンジメールまでご相談ください。
