【どれがいい？】メルマガ配信システム選びで失敗しない！中小企業のためのチェックリスト

「みなさん、せっかく作ったメール届いていますか!?」

こんにちは！株式会社プリモポストの日吉浩之です。

 メルマガを確実に届け、さらに成果につなげていくためには、その土台となる『配信システム選び』が非常に重要になります。

無料で使えるメールソフトや簡易的な機能で十分と考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、実はそこに「メルマガが届かない」「もっと効率的に送りたい」といった悩みの原因が潜んでいることがあります。

今回は、中小企業の皆さまが、数ある配信システムの中から最適なものを選び、導入後に最大限に活用するためのポイントを、チェックリスト形式で分かりやすくご紹介したいと思います。

なぜ「ちゃんとした」メールをたくさんの人に一斉に送るツールが必要？無料ツールとの大きな違い

「メルマガなんて、OutlookやGmailで一度に多くの相手にメールを送ることすればいいんじゃないの？」

「市販の顧客管理ソフトに付いているメール配信機能で十分でしょう？」

そうお考えの方もいるかもしれません。しかし、大量のメルマガを確実に届けるためには、「ちゃんとした」メールをたくさんの人に一斉に送るツールを使うことが不可欠です。無料のメールソフトや簡易的な機能では、次のような問題に直面する可能性が高まります。

迷惑メールと判断されるリスクが高い

無料メールソフトや一般的なメールサーバーからの一度に多くの相手にメールを送ることは、迷惑メールと判断されることを避けるための機能（送信元が信頼できるのかを確認するものなど）が不十分な場合が多く、メールサービスから「迷惑メールの送信元」と判断されやすくなります。

到達率の把握が困難

メールが実際に受け取り手に届いたか、迷惑メールフォルダに入ってしまったか、エラーになったか、といった詳細なメールが相手の受信ボックスに届く割合やメールの読まれ方やクリックされた数を調べることができません。これでは、せっかく対策がうまくいっているかどうかの「実際に試して確かめること」ができず、改善のしようがありません。

送信遅延や配信停止のリスク

一度に大量のメールを送るしようとすると、サーバーに負荷がかかり、配信が途中で止まったり、大幅に遅延したりする可能性があります。最悪の場合、契約しているプロバイダーから「迷惑行為」と見なされ、アカウント停止することもあります。

「送信元が信頼できるのかを確認するもの」の不備

送信ドメイン認証（SPF、DKIM、DMARC）といった、メールの身分証明書にあたる設定が簡単に行えない、あるいは対応していない場合があります。これはメールのメールが相手の受信ボックスに届く割合に直結する重要な要素です。

「お客さまの情報が外部に漏れてしまうこと」のリスク

BCCでの一度に多くの相手にメールを送ることは、宛先を誤るとお客さまの情報が外部に漏れてしまうことにもつながりかねません。お客さまの情報が外部に漏れてしまうことは企業の信頼を大きく損なう重大なリスクです。

一方、専用のメールをたくさんの人に一斉に送るツールは、これらの課題を解決し、「たくさんの人に一斉にメールを送るツール」として設計されています。

高いメールが相手の受信ボックスに届く割合を保ちながら、効率的にメルマガを使うための様々な機能が搭載されているのです。

2. 失敗しない！中小企業のためのメールをたくさんの人に一斉に送るツール「選び方」チェックリスト

では、数多くあるメールをたくさんの人に一斉に送るツールの中から、自社に最適なものを選ぶにはどうすれば良いのでしょうか？比較的小規模な会社が特に重視すべきポイントをチェックリスト形式でご紹介します。

1. 【最重要】「届く」ための機能は充実しているか？

サービス開始してから何年サービスを提供しているか

届くメール配信ツールの1つの大切な指標として、何年サービスを提供しているかという指標があります。

メールが届かないサービスはお客さまが去っていくことから、10年以上安定してサービスを提供している会社は届く可能性が高いと判断して大丈夫です。

歴史が長いツールは、迷惑メールに入らないようにするため、送信IPアドレスやドメインの健全性を維持するための対策を講じています。

送信ドメイン認証（SPF/DKIM/DMARC）対応

これらの送信ドメイン認証設定が、ツール内で簡単に、かつ正しく行えるかを確認しましょう。これができないツールは選ぶべきではありません。

迷惑メール対策

迷惑メールとして判断されにくい独自の技術やノウハウを持っているか、また、ブラックリストに登録された際に迅速な対応をしてくれる助けてくれる仕組みがあるかも重要です。

安定したIPアドレス

ツールが使用しているIPアドレスのIPアドレスの評価や信用が健全であるかを確認しましょう。共有IPであっても、管理がしっかりしているかどうかが重要です。

2. 「使いやすさ」と「効率化」はどうか？

操作の分かりやすさ

メール配信システムの画面が直感的で、誰でも簡単に操作できるかを確認しましょう。

サービスを使い始めるときにかかる最初の費用だけでなく、日々のシステムを使い続けるための費用も考慮し、使える時間や人手、費用などの資源が限られる比較的中小規模な会社にとって、仕事にかかる時間や労力の量を削減できるかは重要です。

機能の充実度

• あらかじめ用意されたメールのひな形（テンプレート）機能：あらかじめ用意されたメールのひな形（テンプレート）が豊富で、デザインのカスタマイズがしやすいか。
• 情報差し込み機能: メールに受信者の名前や会社名を自動で入れることなど、お客さま一人ひとりに合わせたメールを送ることができるか。
• 細分化（セグメンテーション）機能：お客さまの年齢、性別、地域などの情報や行動に応じて、リストを細かく分け、リストの属性や行動に応じてメール内容を変えることができるか。
• ユーザーの行動に合わせて自動で送るお知らせメール機能：決まった流れに沿って、ユーザーの行動に合わせて自動で送るお知らせメール（ステップメール）が設定できるか。
• メールの読まれ方やクリックされた数を調べること機能：メールの読まれ方やクリックされた数を調べることが詳細に行え、データを調べて理解すること結果を今後の計画や作戦に活かせるか。

助けてくれる仕組み

困った時に、電話、メール、チャットなどで迅速に助けてくれる仕組みがあるかを確認しましょう。専門知識がなくても安心して使える助けてくれる仕組みは、比較的小規模な会社にとって非常に重要です。

3. 「費用」と「導入タイプ」は自社に合っているか？

料金体系

決まった料金を毎月支払う仕組みか使った分だけ料金が変わる仕組みか、どちらが自社の送ること頻度やリスト規模に合っているかを確認しましょう。

毎月かかる利用料金やサービスを使い始めるときにかかる最初の費用だけでなく、追加機能の費用なども含めて比較しましょう。

導入タイプ

• インターネット上のサーバーを使うサービス： インターネット上のサーバーを使うサービスで、サーバー構築やメンテナンスが不要なため、サービスを使い始めるときにかかる最初の費用を抑え、すぐに始めたい比較的小規模な会社に向いています。
• 自社でサーバーを用意して管理するサービス：自社でサーバーを用意して管理するサービスで、カスタマイズ性が高いですが、メール配信に使うコンピューターの準備にかかる費用やシステムを使い続けるための費用がかかります。特別なセキュリティ要件がある規模の大きな会社向けです。比較的小規模な会社にはインターネットを通じて使うソフトウェアサービス（SaaS）がおすすめです。

まとめ

メールをたくさんの人に一斉に送るツールは、単なるメール送信ツールではありません。それは、あなたのメルマガを確実に受け取り手に届け、お客さまの興味関心や購買意欲を高めるための活動し、売上を増やすための「計画や作戦」を支える重要なパートナーです。

無料のツールでは限界があり、結果的に「メルマガが届かない」という課題を解決できません。ぜひ、今回ご紹介したチェックリストを参考に、自社の目標に合った最適なメールをたくさんの人に一斉に送るツールを選んでください。

ツールを選ぶ際は、まず「届く」ための機能が最も重要です。その上で、「使いやすさ」「効率化」「費用」「導入タイプ」といった点を複数の選択肢を比べて、最適なものを選ぶことし、あなたのビジネスの成果に最適な「ツール」を見つけましょう。

適切なツールを選ぶことで、あなたのメルマガはより多くの受け取り手に届き、ビジネスの成果を劇的に引き上げる力となるはずです。

なお、今回ご紹介したチェックリストのポイントをしっかり満たしている配信システムとして、オレンジメールがあります。

オレンジメールは無料で試せるトライアル期間を設けていますので、ぜひこの機会に、ご自身の目でその使いやすさと高機能を体験してみてはいかがでしょうか。