同意を証する記録 – 同意を証する記録とは？

2016年10月21日2024年2月9日

同意を証する記録とは？

まず、同意を証する記録（同意記録）とは、
個別メールアドレスから同意を得た証明になります。

簡単に説明しますと、
発行者に対して、読者が「メールを送って良いですよ」
と同意されたメールアドレスを記したものが、同意を証する記録となります。※下記画像は同意を証する記録の一例です。

次からは、なぜ同意を証する記録を保存しなければいけないのか
保存する内容などはどうすれば良いのかをご説明していきます。

 

同意を証する記録の保存義務

同意を証する記録は、必ず保存をしておかなくてはいけません。
特定電子メール法で決められていることとなります。

同意を証する記録を保存していない場合、
特定電子メール法の義務ですので、こちらを違反しますと

• 一年以下の懲役または100万円以下の罰金
• 法人の場合は行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金

などの罰則が設けられています。

 

同意を証する記録の保存する内容・期間

１. 保存する内容

保存しなければならない内容は、以下のどちらかとなります。

• 同意を得た際の時期や方法などの状況を示す記録
• 個別メールアドレスに関して、同意を得た方法を区分に応じて記録
  ⇒書面（FAXを含む）を提示、または与えることにより、同意を得た場合
  　 当該書面に記載した定型的事項
  ⇒電子メールの送信をしたことにより、同意を得た場合
  　 当該電子メールの通信文のうち定型的部分
  ⇒ウェブサイトを通じて通信文を伝えることにより、同意を得た場合
  　 当該通信文のうち定型的部分
  　 （同意を得たことに際して示す、それに当たるウェブサイトの画面構成や表示）

分かりやすく説明をいたしますと、
「だれが？」「いつ？」「どのページからメール配信に同意したか？」という内容になります。
お客様から迷惑メールの報告をいただいた場合、
該当のホームページやブログなどからご登録いただいたことをお伝えしましたら、
「あ、そういえばここで登録していたな」と思い出していただくことができます。

２. 保存する期間

同意を証する記録にある個別のメールアドレスに、特定電子メール※を配信しなくなった日から、
1ヶ月間が経過する日まで保存しておかなくてはなりません。
ですので、配信期間中は必ず同意を証する記録を残しておかないといけません。
他社システムで配信を行っており、弊社に乗り換えをして配信を行っていましても、
登録してからのものとなりますため、以前からの同意を証する記録を保存しておいてくださいませ。

 

特定電子メールとは？

営利団体（営利を目的とした団体）や個人事業主が、自身や他人の営業に使う広告、または宣伝に使用するメールのことです。

• 会社、個人に関わらず、営業上のサービスや商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするWEBサイトへ誘導することが目的の電子メール
• SNS（Social Network Service）への招待などから営業目的のWEBサイトへ誘導しようとする電子メール

簡単にご説明すると、[広告や宣伝を目的とするメール]のことです。
内容は普通のものでも、広告や宣伝としてWEBサイトのリンクを記載されている場合も該当いたします。

参考：『特定電子メールの送信適正化等に関する法律のポイント』（総務省）
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/pdf/m_mail_pamphlet.pdf

 

同意を証する記録の確認方法

こちらでご説明するのは、オレンジメールの機能にあります[同意を証する記録]となります。

1.作成したメルマガプランの[プラン管理]>[読者管理]>[同意を証する記録]を選択します。

2．同意を証する記録ページが表示となります。

グレーになっている部分は読者登録解除をしています。

同意取得日時

日付が空欄：読者を手動で登録（CSV登録）した場合には空欄となります。

日付が記載：読者の同意の基に、読者登録フォームから登録があった日付が入ります。

解除理由

読者解除画面（管理画面）：管理者が読者解除を行った場合

読者登録解除ページ（公開）：読者自身がメルマガ登録解除フォームより登録解除を行った場合

解除日時

読者の登録が解除となった日付が入ります。

CSVダウンロード

CSVファイル形式でリストをダウンロードできます。

注意：管理画面からメーリングリストをご登録の場合、オレンジメールの[同意を証する記録]をCSVダウンロードし、保管されましても保存義務を満たしません。
読者登録フォームや空メール登録を利用している場合はCSVダウンロードした後、「どのページからメール配信に同意したか？」を記載して保存する必要があります。
管理画面から登録された場合は、[同意を証する記録]を作成、保存を行なってください。